動画デモ「エクセルマクロ実践的活用例」

Excelマクロの機能は強烈で、Excelシート上での自動処理、自動入力補助、Excelシートの一括操作はもちろん、こんなこともマクロで可能です。

○グラフの自動更新
○テキストファイルの自動読み込み
○テキストファイルへの出力といったExcelを使わないデータの加工
○ ファイルやフォルダの作成や削除
○インターネットからの情報自動取得
○電子メールの一斉送信

ここでは、デモを通じてそういった機能にどういう使い道があるのか、お話していきます。
「自分の仕事にもどうマクロを応用できるだろうか」と、考えながら見てみてください。

動画一覧

動画のサムネイルをクリックすると、この画面内で、動画が表示されます。

【動画1】 ひとつのデータを元に複数のシートを連続作成 - 2分1秒

【この動画に音声はありません。】
エクセルマクロを使って、ひとつの表にある元帳から、複数の伝票を作成します。日付順にならべられている300件以上の取引記録データから、取引先ごとの取引内容一覧の伝票を作成しています。

マクロを実行すると、取引先ごとに合計数十枚のワークシートが作成されました。作成されたそれぞれのシートでは、取引内容が日付順に記録され、それぞれの取引が終了した段階での残高も記載されています。

バリエーションとして、作成する伝票を別ファイルにする、複数の伝票を元にしてひとつの集計ファイルを作る、といった例も紹介しました。データの数が何件あろうと、マクロを書くときの手間は変わりません。

このデモで紹介したマクロは、以下の講座修了レベルの知識で制作できます。
「エクセルマクロ・VBA発展編1」講座と演習
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【動画2】 住所や氏名の情報を分割 - 1分19秒

【この動画に音声はありません】
ひとつのセルに入った住所や氏名の情報を複数のセルに分割して投入する、といった仕事はよくあります。

ここでは、そんな仕事をするマクロを紹介します。
この手の仕事は定型的で、行数にすると、10行もしません。
このくらいのマクロであれば、慣れると一瞬で書けます。

最初の例では、「区」という文字を見つけ、その前後で文字列を区切っています。

次の例では、「駅」という文字を見つけ、その前後で文字列を区切っています。

最後の例では、複数ある「スラッシュ」記号を見つけ、その前後で文字列を区切っています。さらに、切り出した文字列の中身を元に、書き出すメッセージも変更しています。

このデモで紹介したマクロは、以下の講座を修了したくらいのレベルの知識で制作できます。
「エクセルマクロ・VBA基礎編」講座と演習
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【動画3】 文字情報を使いやすい形に再整形する - 43秒

【この動画に音声はありません】
エクセルマクロは、文字データの整形に使うと便利なことが多いです。

ここでは、そんな例として、インターネットのサイトから取得したリストを再加工する例を紹介します。

すべてのデータに対して処理をして、仕上がりを見ながら細かい調整をくり返して、といったことを容易に行えるのがマクロの強みです。

文字列操作に使う関数は案外限られているので、「エクセルマクロ・VBA基礎編」講座と演習レベルのノウハウだけでも、やや力業にはなりますが、このくらいは十分やれます。
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【動画4】 業者ごとの担当区域一覧を出力、区域ごとの担当業者を出力 - 35秒

【この動画に音声はありません】
縦につらなっている表を元にして一覧を横に書き出す、横につらなっている表を元にして一覧を縦に書き出す、といったことをする例です。

最初は、複数の担当区域を持つ業者がいる場合は、その担当地区のリストを「5地区, 8地区, 23地区, ... 」というように横に書き出しています。

後半は、逆に、「5地区, 8地区, 23地区, ... 」とひとつのセル内でつらなっている地区のリストを元にして、整理した表を作っています。

前者は「エクセルマクロ・VBA基礎編」講座と演習レベルの知識だけで十分作れます。後者も、かなり力業にはなりますが、できないことはないです。
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【動画5】 従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる - 52秒

【この動画に音声はありません。】
エクセルマクロを使うと、ファイルやグラフの作成を早く正確に行えます。

この例では、ある会社の勤務実績表を元に、各月の部門ごとの平均残業時間等について比較したグラフを、管理職を含む場合とそうでない場合、あわせて4つ作成しています。

今回は、1月から6月までを調査対象としていますが、セルの値をひとつ変更すれば、調査対象の範囲は簡単に変更できます。

通常、このような、グラフにしたいデータのある列がF列、J列、N列、R列..といったように散在している元データからグラフを作成するのは非常に面倒です。まして、このケースでは、一度に調査したい情報も多く、調査対象とする期間も自由に切り替えられるようにしたいというニーズがあったので、一度グラフを作成したらそれで終わりというわけではいきませんでした。

そこで、複雑な作業も自動化できるマクロを使って解決させました。まこれにより、あとは、毎月元データを更新するだけで、最新の勤務状況分析表とグラフを簡単に作成できるようになりました。

マクロの魅力は、比較的不定形なデータに対しても、自分でロジックを考えれば早く正確な処理をできるところです。
「もう少し整形されていればピボットテーブルで処理できるのに」とか、「データのばらつきの幅が小さければ複数作成するグラフのサイズを簡単に合わせられるのに」といった悩みはよくあります。

そういうとき、手作業で調整するとなると、なかなか正確性を担保できず、疲労がたまる割には実りの少ない仕事になりがちです。

しかし、マクロで処理するとなると、そんな心配はほぼありません。


このデモで紹介したマクロは、以下の講座を修了したくらいのレベルのの知識で制作できます。
エクセルマクロ・VBA発展編1」講座と演習
エクセルマクロ・VBA発展編2
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【動画6】 速読練習用のツールを作る - 6分30秒

【音声がでます】
「フォーカス・リーディング」の寺田昌嗣さんからの依頼で、エクセルマクロを使って、速読練習用のツールを作成しました。こんな依頼内容でした。

4 x 4 ~ 7 x 7 までのサイズの、速読練習シートを自動作成できるツールが欲しい。
マス目に入るのは数字かひらがな
文字は大きいことも小さいこともある
マス目が一部黒塗りになっていることもある
上記1~3の条件を満たすマス目の出現頻度は設定画面で設定する。
A4シート1枚あたり2つ。シートの作成数等も設定画面で設定できる。

要は、こんな感じです。(動画をご覧下さい。注: 音声でます)

僕がこのマクロを作成、納品するのにかかった時間は、おおよそ半日。4時間くらいです。
このマクロ。実は、「フォーカス・リーディング」の寺田昌嗣さんから先日許可いただきまして、ソースコード配布OKとなりました。

ダウンロードできるよう、近いうちに準備します。楽しみにしていてください。

このデモで紹介したマクロは、以下の講座を修了したくらいのレベルのの知識で制作できます。
「エクセルマクロ・VBA発展編1」講座と演習
エクセルマクロ・VBA発展編2
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【動画7】 入力・編集が簡単にできるフォームを作る - 2分29秒

【この動画に音声はありません】
エクセルマクロを使って、入力・編集用のフォームを作ることができます。この動画では、1件あたり200項目以上もあるデータを入力・編集するため、フォームを用意しました。フォームからデータの編集・新規追加を行うようにしたことで、入力時の打ち間違いや入力先の間違いを回避します。

このデモで紹介したマクロは、以下の講座修了レベルの知識で制作できます。
「エクセルマクロ・VBA基礎編」講座と演習
「エクセルVBAイベントとフォーム講座」講座と演習
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【動画8】 Dropbox競合回避ツール - 7分31秒

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【動画9】 商品リストページを解析してアフィリエイトリンクを作成 - 34秒

【この動画に音声はありません】
エクセルマクロを使って、インターネット通信をすることもできます。

この例では、Googleで検索した書籍のリンクをエクセルシートに貼り付け、マクロを実行することで、自動的に自分のアカウント用のアフィリエイトリンクに修正しました。

リンクが正しく作成されたか確認するため、リンク作成後、自動的にブラウザで該当するページを開くようにもしています。例えば、元のリンクが以下のようなとても長いものだったとしても。
http://www.amazon.co.jp/英語嫌いの東大卒が教える私の英語学習法-アスカカルチャー-小川-慶一/dp/4756908624
このツールを使って再生成したリンクは、以下のように簡単になっています。
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4756908624/konesweb0f-22/

人にリンクを紹介するときも、このくらいに短くしておいてから渡すようにすると、受け取り側に親切です。また、この例で紹介しているように、Excelマクロを使って、ブラウザなどのソフトを起動したり、操作したりすることも可能です。僕がブログで書籍を紹介するときにはいつもこのマクロで加工しています。手間がかからず、非常に楽です。

紹介したツールは、基礎講座の知識+インターネットのホームページから情報を取ってくるための知識だけあれば、あとは力業でなんとか作ることができそうです。ただ、やはり力業で押し切るのも大変なので、理想としては、せめて発展編程度の知識があったほうがよいかとは思います。

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エクセルマクロVBA「Web連携」
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【動画10】 メールマガジンの購読を一斉解除 - 37秒

【この動画に音声はありません】
「まぐまぐ」の「公式メールマガジン」がたくさん送りつけられていて、困っていませんか?僕は困っていません。なぜなら、無駄なメールマガジンを一括購読解除できるツールを持っているからです。

僕は、エクセルマクロで自作した「まぐまぐ公式メールマガジン一括削除ツール」を持っています。使い方は、簡単。エクセルシート上にあなたのメールアドレスを記入してボタンを押すだけ。

マクロを使ってインターネット通信をすることができます。ホームページの情報を取得することもできますし、ホームページに情報を送信することもできます。

このくらいのことをできる域にすると、いろいろなことをかなり自由にやれるようになれます。

なお、期間限定で、エクセルマクロ・VBA基礎編または発展編1にお申し込みいただいた方に、このツールをさしあげています。

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エクセルマクロVBA「Web連携」
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【動画11】 テンプレートを指定して、差し込みで電子メールを送信する - 1分13秒

【この動画に音声はありません】
エクセルマクロから、他のアプリケーションを介さずに、電子メールを送受信することができます。

達人養成塾でも、セミナー前の受講生への一斉連絡等に、この機能を使っています。そのほかにも、ちょっとした連絡に利用でき、かなり重宝しています。テンプレートの指定を変更すれば、簡単に別の用件のメールにできます。

今回の例では、エクセルシートに、人名の姓を記入する列、名を記入する列を用意し、そこに入っているデータで [[name1]] , [[name2]] という差し込み用の文字列を自動的に置き換えてメールを、送る、という仕様にしてみました。
もっと多くの値を置き換えの項目にしてもかまいませんし、減らしてもかまいません。

メールの送受信については、POPサーバ、SMTPサーバの知識がそれなりに必要です。 今は、発展コース修了生に資料を無料でお配りしているだけですが、ニーズかあれば、通信の基本から体系的に学べる講座にするかもしれません。

このデモで紹介したマクロは、以下の講座を修了したくらいのレベルのの知識で制作できます。
「エクセルマクロ・VBA発展編1」講座と演習
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【動画12】 複数のパワーポイントファイルにエクセルからデータを流し込む - 2分7秒

【この動画に音声はありません】
エクセルマクロでできることは、エクセルの操作ととどまりません。

テキストファイル、フォルダの操作もできますし、アクセスやオラクル、MySQLといったデータベースに接続してデータを取ってくるといったこともできます。他のソフトを操作することもできます。

中でも、オフィスソフトはやはり相性がよく、他のアプリケーションに比べて、様々な連携を行うのが比較的簡単です。

今回は、その例として、エクセルにあるデータをパワーポイントのスライドに流し込むデモをお見せします。

とある会社の中間管理職研修参加者全員に対して、パワーポイントで作成したフィードバックシートを送りました。元データはエクセルファイルになっていたので、エクセルからパワーポイントのテンプレートを開き、データを流し込んだらファイルを閉じる、ということをくり返す作業にしました。

こういうプログラムを組めるようになると、仕事の幅もかなり広がります。ちなみに、前任者は、この仕事を手作業でやっていて、ひと月まるまるかけて作業をしたあと、1週間くらい死んでいたそうです。

「外部連携」の例ということなので、ついでに、フォルダ操作、テキストファイル操作もしてみました。

マクロ実行の都度フォルダを作り、新規に作成したファイルはそこに置くようにしました。また、テキストファイルでログも出力するようにしました。ログを出力しておくと、トラブルが起こったときなどに何かと役に立ちます。

このデモで紹介したマクロは、以下の講座修了レベルの知識で制作できます。
「エクセルマクロ・VBA発展編1」講座と演習
エクセルVBA外部連携講座
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本講座の動画一覧

  1. 【動画1】 ひとつのデータを元に複数のシートを連続作成
    【動画1】 ひとつのデータを元に複数のシートを連続作成 未習得
  2. 【動画2】 住所や氏名の情報を分割
    【動画2】 住所や氏名の情報を分割 未習得
  3. 【動画3】 文字情報を使いやすい形に再整形する
    【動画3】 文字情報を使いやすい形に再整形する 未習得
  4. 【動画4】 業者ごとの担当区域一覧を出力、区域ごとの担当業者を出力
    【動画4】 業者ごとの担当区域一覧を出力、区域ごとの担当業者を出力 未習得
  5. 【動画5】 従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる
    【動画5】 従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる 未習得
  6. 【動画6】 速読練習用のツールを作る
    【動画6】 速読練習用のツールを作る 未習得
  7. 【動画7】 入力・編集が簡単にできるフォームを作る
    【動画7】 入力・編集が簡単にできるフォームを作る 未習得
  8. 【動画8】 Dropbox競合回避ツール
    【動画8】 Dropbox競合回避ツール 未習得
  9. 【動画9】 商品リストページを解析してアフィリエイトリンクを作成
    【動画9】 商品リストページを解析してアフィリエイトリンクを作成 未習得
  10. 【動画10】 メールマガジンの購読を一斉解除
    【動画10】 メールマガジンの購読を一斉解除 未習得
  11. 【動画11】 テンプレートを指定して、差し込みで電子メールを送信する
    【動画11】 テンプレートを指定して、差し込みで電子メールを送信する 未習得
  12. 【動画12】 複数のパワーポイントファイルにエクセルからデータを流し込む
    【動画12】 複数のパワーポイントファイルにエクセルからデータを流し込む 未習得

塾長 小川慶一

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